Выбор компьютерной техники для офиса

Выбор компьютерной техники для офиса

Сегодня, в какой бы сфере деятельности вы ни открывали свое дело, без компьютерной техники не обойтись, ведь весь документооборот ведется в электронном виде. А работу без Интернета представить просто невозможно: это и связь с клиентами, и универсальная поисково-справочная система, и хранилище информации неограниченного объема. Кроме того, в офисе обязательно должны быть устройства для печати документов.

Если ваша фирма небольшая и вы считаете каждый рубль, необходимо знать, на чем можно сэкономить, а на чем — не стоит. Существует множество компаний, которые помогут вам подобрать компьютерную технику за определенную оплату, обещая при этом, что она будет оптимально отвечать требованиям вашей фирмы. Возможно, это так, но если ваши ресурсы ограничены, разумнее будет разобраться в этом вопросе самому или обратиться за помощью к знакомым.

Понятие «компьютерная техника» включает в себя совокупность компьютерных систем, периферийное оборудование (т.е. внешние по отношению к системному блоку устройства) и базовое программное обеспечение. Так, к компьютерной технике относятся настольные компьютеры, ноутбуки, карманные компьютеры, серверные компьютеры, принтеры, сканеры, модемы, роутеры и пр.

Существует множество компаний, которые помогут вам подобрать компьютерную технику за определенную оплату, обещая при этом, что она будет оптимально отвечать требованиям вашей фирмы. Возможно, это так, но если ваши ресурсы ограничены, разумнее будет разобраться в этом вопросе самому или обратиться за помощью к знакомым.

К сведению. Понятие «компьютерная техника» включает в себя совокупность компьютерных систем, периферийное оборудование (т.е. внешние по отношению к системному блоку устройства) и базовое программное обеспечение. Так, к компьютерной технике относятся настольные компьютеры, ноутбуки, карманные компьютеры, серверные компьютеры, принтеры, сканеры, модемы, роутеры и пр. Приобретая компьютерную технику для офиса, в первую очередь нужно решить:

  1. сколько компьютеров и другого оборудования необходимо закупить. Какого они должны быть качества;
  2. какое программное обеспечение обязательно должно быть установлено на компьютерах;
  3. к какому интернет-провайдеру вы будете подключаться и собираетесь ли объединять компьютеры в сеть.

Если в вашу фирму приезжают клиенты и партнеры по бизнесу, то компьютеры станут вашей визитной карточкой. Многие люди придают значение тому, плоские ли в офисе мониторы, оптические ли «мыши» и т.д. Однако если у вас не бывает посетителей и вы обставляете офис для себя, то стоит больше внимания уделить функциональности и экономичности техники.

Почти никто уже не покупает в офис подержанную технику, т.к. технологии очень быстро развиваются и дешевеют. Как исключение — в небольших фирмах сотрудники иногда отдают личную технику на работу. Но оптимальным вариантом все же будет покупка не очень дорогого, но современного компьютера в магазине. Ко многим из них прилагается лицензионное программное обеспечение (последняя версия Windows, Microsoft Office, браузер Internet Explorer и т.д.), вам останется только докупить необходимые программы. Наиболее экономичный вариант — закупить подходящие комплектующие и собрать компьютер самому, это может обойтись в 15 000-20 000 руб.

Как правило, все компьютеры в офисах объединены в локальную сеть. Это очень удобно, если требуется совместно работать с файлами или обмениваться ими. Кроме того, это необходимо для доступа всех компьютеров к единой базе данных и общим сетевым ресурсам. Для создания сети, как правило, используют сервер, объединяющий компьютеры. Также через маршрутизатор*(1) к серверу можно подключить Интернет и провести кабель к офисным компьютерам. Но если объемы информации в вашей фирме пока не очень велики и у сотрудников нет постоянной необходимости в компьютере, можно сэкономить: обойтись без сервера и установить меньшее количество компьютеров, чтобы ими пользовались по очереди несколько сотрудников; подключить лимитированный Интернет на один или несколько компьютеров. Также понадобится меньше машин, если нанять сотрудников, которые могут работать дистанционно на собственном компьютере и пользоваться своим Интернетом.

Основные требования к компьютеру

От рабочих компьютеров требуется прежде всего надежность, ведь они работают целый день, а иногда и постоянно. Информация, хранящаяся на них, очень ценна: из-за поломки можно потерять результаты кропотливого труда и даже целые базы данных. Компьютеры должны быть функциональными, т.е. справляться с задачами, для которых они предназначены. Поэтому нужно выбирать технику с учетом деятельности фирмы и каждого сотрудника (например, секретарю можно поставить простой компьютер, а программисту нужна гораздо более мощная техника). Желательно покупать компьютеры, которые в дальнейшем можно модернизировать. А вот дизайн техники не так уж важен.

Компьютер или ноутбук?

Среди достоинств ноутбука можно назвать то, что он занимает мало места, легко переносится и может работать какое-то время без подключения к электричеству. Однако хорошие ноутбуки стоят дороже, чем стационарные компьютеры (от 25 000 руб.), а более дешевые модели недостаточно надежны. Кроме того, у большинства ноутбуков не очень удобная неполная клавиатура, а вместо «мыши» — сенсорная панель (тачпад).

Минусом ноутбука является и то, что его легче испортить: если неаккуратный сотрудник прольет кофе на клавиатуру компьютера, ее замена обойдется вам в небольшую сумму, если же жидкость попадет на клавиатуру ноутбука, последствия для него могут стать фатальными. Наконец, в обычном компьютере проще заменить детали при поломке или модернизации, чем в портативном.

Сервер

Вероятнее всего, поначалу вы сможете легко обойтись без сервера. Если вам нужна сеть, можно создать ее между несколькими компьютерами с помощью маршрутизатора. Если вы все-таки решили, что сервер вам необходим, то лучше устанавливать новый, ведь главное для него — надежность и скорость работы. В противном случае он может сломаться в самый неподходящий момент, а это серьезная проблема для предпринимателя. Для небольшого офиса нужен сервер объемом от 300 Гб. Если у вас нет отдельного помещения для сервера с постоянной требуемой температурой, нужно поставить его туда, где меньше всего пыли и самая низкая температура (т.е. ни в коем случае не в коридор или у батареи, т.к. он может сгореть). Для простого хранения файлов под сервер можно использовать любой компьютер, главное, чтобы совокупный объем дисков был достаточным для хранения ваших данных.

Системный блок

Для работы современного офиса (если у предпринимателя нет задач, требующих более мощной техники) достаточно купить системный блок со следующими характеристиками: Pentium 4, частота процессора от 3,0 ГГц, оперативная память 1-2 Гб, жесткий диск от 300 Гб, интерфейс SATA1 и выше. Звуковая и видеокарта могут быть любыми (например, встроенными в материнскую плату). Если звук для работы не нужен, звуковую карту можно вообще не ставить. Сетевая карта может быть как встроенной, так и отдельной. Ее можно не покупать, если сеть в офисе не нужна.

Блок питания может быть мощностью 350-400 Вт. Но не стоит на них слишком экономить, т.к. дешевые перегорают примерно раз в год и их замена может обойтись фирме дороже. При выборе системного блока стоит обратить внимание на количество разъемов на плате под модули памяти. Чем их больше, тем лучше, т.к. в дальнейшем вы можете не раз захотеть увеличить объем памяти. На задней части корпуса должны быть разъемы под USB, которые необходимы для подключения офисной техники. Сам системный блок лучше выбрать не слишком громоздкий и относительно бесшумный.

Монитор

В данном вопросе нужно целиком и полностью ориентироваться на вид деятельности сотрудника. Но в любом случае, если человек долго сидит за компьютером, лучше не ставить совсем старый монитор. Так, если вы покупаете мониторы с электроннолучевой трубкой, рекомендуется выбирать их с частотой обновления экрана не менее 85 Гц (а в идеале — 100 Гц), в противном случае монитор сильно утомляет глаза, снижая работоспособность сотрудника. Если компьютер используется для обычных офисных программ, в целях экономии можно взять простой монитор с диагональю 17 дюймов стоимостью от 3000-4000 руб. Но, например, для дизайнеров придется купить широкоформатный монитор, желательно в солнцезащитном козырьке, т.к. с графикой на них работать гораздо удобнее и эффективнее.

Источник бесперебойного питания

Не обязательное, но полезное в работе устройство. Если вы боитесь потерять несохраненные во время работы данные, то лучше приобрести его на случай отключения электричества: устройство позволит вам работать еще в течение 10 минут, которых вполне хватит, чтобы сохранить всю необходимую информацию.

Принтер

Для небольшого офиса достаточно одного принтера, который можно сделать сетевым: устройство подключают к одному из компьютеров, а остальным делают локальный доступ. Лучше всего купить лазерный принтер. Если у вас нет потребности в цветной печати, для офиса целесообразнее купить черно-белый принтер, т.к. замена или заправка картриджей будет производиться реже и стоить дешевле. Если вам также нужен в работе сканер (ксерокс, факс), в целях экономии лучше купить многофункциональную технику, совмещающую все необходимые устройства.

Клавиатура и «мышь»

Беспроводные устройства лучше не покупать, поскольку батарейки в них садятся довольно быстро. Клавиатуру можно купить любую.»Мышь» лучше оптическую, но можно самую дешевую.

Программное обеспечение (ПО)

Приведем стандартный набор программного обеспечения, необходимого для полноценной работы офиса:

  • операционная система (чаще всего Windows; Linux и Macintosh используются реже и в основном программистами);
  • браузер (самые популярные — Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Avant Browser);
  • программа электронной почты;
  • текстовый (Microsoft Word) и графические редакторы. Без последнего можно легко обойтись, если вы не работаете с изображениями;
  • бухгалтерская программа;
  • база данных (если нужна) и пр.

Дистрибутивы можно скачать бесплатно, а затем купить лицензионный ключ к программам. Есть большой соблазн сэкономить, поставив нелицензионное ПО, но из-за этого может возникнуть ряд проблем. Во-первых, это незаконно и влечет административную (КоАП РФ, ст. 7.12), уголовную (УК РФ, ст. 146) и гражданско-правовую (ГК РФ, ст. 12, 1252, 1301) ответственность. Во-вторых, вы ставите под угрозу свой бизнес из-за шпионских программ. Кроме того, это нестабильная работа компьютера, невозможность установления обновлений.

Интернет

Многие руководители задумываются, нужен ли их сотрудникам доступ в Интернет, ведь он будет отвлекать их от работы. Но в настоящий момент Интернет для производственных нужд необходим почти всем, тем более если вы хотите установить сеть между офисными компьютерами. Если ваши сотрудники достаточно ответственные, они не будут в ущерб прямым обязанностям сидеть в Интернете, если нет — то они и без Интернета найдут способ не работать. Но для профилактики вы, конечно, можете заблокировать доступ к развлекательным и другим мешающим работе ресурсам и установить антивирусные программы.

Обычно в офисах к серверу или одному из компьютеров подключается маршрутизатор, от которого по кабелям проводится Интернет к остальным компьютерам. На сервере ставят степень доступа в Интернет для каждого из офисных компьютеров. Если вы не хотите, чтобы через офис тянули кабель, вам понадобится установить беспроводную сеть Wi-Fi (особенно это актуально, если вы купили ноутбуки и хотели бы мобильно передвигаться по офису).

В крупных компаниях обычно подключают безлимитный Интернет, но для организаций это стоит значительно дороже, чем для частных лиц. Поэтому в небольших фирмах можно подключить лимитированный Интернет (еще экономичнее будет поставить его не на все или только на один компьютер). При этом чтобы сильно не переплачивать, можно ограничить месячный трафик, тогда при превышении лимита Интернет будет отключаться. Благодаря этому сотрудники будут меньше отвлекаться на развлечения и пользоваться Интернетом только по работе. Для офисного компьютера достаточной скоростью Интернета считается 4 Мб/с. Подключение организаций к Интернету в основном платное и стоит около 2000-4000 руб.

Техническое обслуживание офисной техники

Если у вас и ваших коллег нет большого опыта в установке ПО и ремонте компьютера, лучше не заниматься этим самостоятельно — можно потерять информацию или сломать компьютер окончательно. Как правило, в небольших фирмах нет штатного IT-отдела. Ведь даже если нанять одного системного администратора, кроме зарплаты, нужно будет платить за него налоги, обеспечивать социальными льготами, предоставлять рабочее место. Поэтому можно заключить договор с аутсорсинговой компанией на абонентское обслуживание компьютеров. Стоимость таких услуг варьируется от 6000 до 20 000 руб. Если для вас это дорого, можно найти хорошую фирму компьютерной помощи и вызывать специалиста только в случае крайней необходимости, как это делают частные пользователи ПК.

Записи по теме

  • Это позволит увеличить объем продажЭто позволит увеличить объем продаж В нашей статье мы приведем ряд советов, эффективность которых подтверждена достижениями самых успешных предпринимателей планеты. Руководствуясь нижеприведенными советами, вы сможет […]
  • Что такое «производительность бизнес-класса»Что такое «производительность бизнес-класса» Стремительное внедрение технологических инноваций привело к тому, что в последние несколько лет беспрецедентно расширился выбор вариантов подключения, типов устройств и возможностей […]
  • Фирма в тонусе Управляй легкоФирма в тонусе Управляй легко Бизнес - это живой организм, он должен быть в тонусе. Радикальные меры по повышению тонуса часто заканчиваются отторжением - слабостью и болезнями. В бизнесе здоровый образ жизни - это […]
  • Финансовая поддержка «кризисных» предприятий банкамиФинансовая поддержка «кризисных» предприятий банками Эффективное взаимодействие кризисного предприятия и коммерческого банка требует от последнего тщательного изучения финансового и делового состояния предприятия, включая реальную оценку […]

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *